SISTEM KONTROL PINTU AIR OTOMATIS BERDASARKAN CURAH HUJAN MENGGUNAKAN SMS GATEWAY

Berikut adalah artikelnya dalam bentuk pdf: di bawah ini :



Sumber:http://repo.eepis-its.edu/71/3/SISTEM_KONTROL_PINTU_AIR_OTOMATIS_BERDASARKAN_CURAH_HUJAN_MENGGUNAKAN_SMS_GATEWAY_.pdf

Sumber Gambar:klik

Hore hari ini telah lahir Danica May Camacho (Philipina) penghuni bumi yang ke 7 miliar.

TEORI ORGANISASI

Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Misalnya Follet, 1997 mendefinisikan manajemen sebagai suatu seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain. Nickels, McHugh and McHugh, 1997 mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang sertta sumber daya organisasi lainnya. Dan definisi menurut Ernie dan Kurniawan, 2005 manajemen adalah seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan.

Manajemen suatu kolektivitas yaitu merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersam. Kolektivitas atau kumpulan orang-orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebut manajer.

Jadi, manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Fungsi-Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.

Menurut para ahli :

Henri Fayol

Henri Fayol lahir di Istanbul tahun 1841 dan wafat di Paris pada tahun 1925 . Fayol adalah seorang teoris manajemen atau administrasi asal Prancis .

Yang paling terkenal dari Fayol adalah tentang lima fungsi utama Manajemen, yaitu :

•  Merencanakan
•  Mengorganisir
•  Memerintah
•  Mengkoordinasi
•  Mengontrol

Ernest Dale

Manajemen adalah suatu proses yang memiliki fungsi, terdiri dari :

•  Planning
•  Organizing
•  Staffing
•  Directing
•  Innovating
•  Representing
• Controling

George R.Terry

• Perencanaan (Planning) yaitu rencana dari setiap manajer untuk memajukan visi dan misi di dalam perusahaannya agar terus berkembang dan maju dalam persaingan terhadap perusahaan lain.
• Pengorganisiran (Organizing) yaitu fungsi sebuah organisasi untuk mewujudkan agar planning dalam organisasi dan manajemen dapat terlaksana oleh karena itu dibutuhkan organisasi untuk menjalankan sebuah rencara.
• Penggerakkan (Actuating) maksudnya adalah menempatkan segala sesuatu sesuai prosedurnya.
• Pengawasan (Controling) maksudnya agar sebuah organisasi terus brjalan dengan baik maka dibutuhkan pengawasan dari Manajer yang bias mengatur organisasi tersebut.

Luther M. Gulick 

• Perencanaan (Planning)
• Mengorganisir (Organizing)
• Melengkapkan Tenaga Kerja (Staffing)
• Mengarahkan (Directing)
• Menyelaras/Mengkoordinir (Coordinating)
• Melaporkan (Reporting)
• Menyusun Anggaran (Budgeting)

Organisasi

Organisasi adalah perserikatan untuk mencapai tujuan.

• Organisasi dalam arti badan adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
• Organisasi dalam arti bagan adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai tujuan.
• Organisasi dalam arti dinamis adalah proses penetapan dan pembagian pekerjaan,pembatasan tugas dan tanggung jawab, serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga dapat bekerja dengan efektif untuk mencapai tujuan.

Organisasi terdapat tiga faktor atau unsur penting yaitu :

• Adanya sekelompok orang.
• Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka.
• Adanya tujuan yang ingin dicapai.

Bentuk-Bentuk Bagan Organisasi

1. Bentuk piramid. Bentuk yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
2. Bentuk vertikal. Bentuk yang agak meyerupai bentuk piramid dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagian vertikal berwujud tegak sepenuhnya.
3. Bentuk horizontal. Bagan ini digambarkan secara mendatar, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.
4. Bentuk lingkaran. Bagan ini mekekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.

Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu :

1. Bentuk Vertikal
2. Bentuk Mendatar / horizontal
3. Bentuk Lingkaran / circular
4. Bentuk Setengah lingkaran / semi Sircular
5. Bentuk Elliptical
6. Bentuk Piramida terbalik (Invented Piramid)

Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.

1.       Bagan Mendatar ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.

2.       Bagan Lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.

3.       Bagan Setengah Lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya.

4.       Bagan Elips ialah bentuk bagan satuan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat Elips ke arah bidang elips

Setiap bentuk bagan organisasi yang ada menggambarkannya dapat dibalik, kecuali bagan lingkaran, bagan elips dan bagan sinar. Bagan pyramid dapat disusun dari bawah kea rah atas, bagan mendatar dapat disusun dari kanan kea rah kiri, bagan menegak (Vertikal) dapat disusun dari bawah ke atas, bagan setengah lingkaran dapat disusun dari pusat lingkaran ke arah bidang atas lingkaran, bagan setengah elips dapat disusun dari pusat elip ke arah bidang atas elips. Dalam bagan lingkaran, bagan elip dapat pula digambar satuan organisasi atau pejabat yang lebih rendah kedudukannya terletak di atas, tetapi ini semua tidak mengubah jenjang ataupun kedudukan yang sesungguhnya.

Hal ini dikemukakan pula oleh Keith Davis sebagai berikut ;

“Perubahan-perubahan penggambaran bagan kadang-kadang diterima untuk menggalakan pertalian kedudukan atasan bawahan dari kebiasaan bagan-bagan organisasi, tetapi perubahan-perubahan ini tidak mengubah keadaan kedudukan yang sebenarnya. Termasuk di dalamnya perubahan-perubahan bagan mendatar, lingkaran, setengah lingkaran, elips dan piramida terbalik.”

Organisasi Sosial

Organisasi sosial adalah perkumpulan sosial yang dibentuk oleh masyarakat, baik yang berbadan hukum maupun yang tidak berbadan hukum, yang berfungsi sebagai sarana partisipasi masyarakat dalam pembangunan bangsa dan negara. Sebagai makhluk yang selalu hidup bersama-sama, manusia membentuk organisasi sosial untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang tidak dapat mereka capai sendiri.

Secara garis besar pengertian organisasi sosial dikelompokan ke dalam 2 pendekatan disiplin ilmu, antara lain:

1. Pendekatan Antropologi Sosial, diantaranya dikemukakan oleh :

•  WHR Rivers (dalam Harsojo, 1977 : 243) mengemukakanbahwa organisasi sosial adalah suatu proses yang menyebabkan individu disosialisasikan dalam kelompok. Ruang lingkup penyelidikan tentang organisasi social meliputi struktur dan fungsi dari suatu kelompok social.
•   Raymond Firth (dalam Harsojo, 244) dalam bukunya Element of Social Organization menyatakan bahwa yangdimaksud organisasi adalah suatu proses sosial dan pengaturan aksi berturut-turut menyesuaikan diri dengan tujuan yang dipilih. Organisasi sosial adalah penyusunan dari hubungan/interaksi sosial yang dilakukan dengan jalan pemilihan dan penetapan.

2. Pendekatan Sosiologi, diantaranya dikemukakan oleh :

• Alvin L. Bertrand (1980 : 25) mengemukakan pengertian organisasi sosial dalam arti luas adalah tingkah laku manusia yang berpola kompleks serta luas ruang lingkupnya di dalam setiap masyarakat.Organisasi social dalam arti khusus adalah tingkah laku dari para pelaku di dalam sub-sub unit masyarakat misalnya keluarga, bisnis dan sekolah.
• Robin Williams (dalam Bertrand : 26) mengemukakan bahwaorganisasi sosial menunjuk pada tindakan manusia yang saling memperhitungkan dalam arti saling ketergantungan. Ia selanjutnya menjelaskan bahwa pada saat individu melakukan interaksi berlangsung terus dalam jangka waktu tertentu, maka akan timbul pola-pola tingkah laku.
• JBAF Maijor Polak (1985 : 254) mengemukakan bahwaorganisasi sosial dalam arti sebagai sebuah asosiasi adalahsekelompok manusia yang mempunyai tujuan tertentu, kepentingan tertentu, menyelenggarakan kegemaran tertentu atau minat-minat tertentu
• Soerjono Soekanto (1988 : 107-108) mengemukakanorganisasi sosial adalah kesatuan-kesatuan hidup atas dasar kepentingan yang sama dengan organisasi yang tetap sebagai sebuah asosiasi.

Menurut Berelson dan Steiner (1964 : 55) sebuah organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Formalitas, merupakan ciri organisasi sosial yang menunjuk kepada adanya perumusan tertulis daripada peratutan-peraturan, ketetapan-ketetapan, prosedur, kebijaksanaan, tujuan, strategi, dan seterusnya
2. Hierarkhi, merupakan ciri organisasi yang menunjuk pada adanya suatu pola kekuasaan dan wewenang yang berbentuk piramida, artinya ada orang-orang tertentu yang memiliki kedudukan dan kekuasaan serta wewenang yang lebih tinggi daripada anggota biasa pada organisasi tersebut.
3. Besarnya dan Kompleksnya, dalam hal ini pada umumnya organisasi sosial memiliki banyak anggota sehingga hubungan sosial antar anggota adalah tidak langsung (impersonal), gejala ini biasanya dikenal dengan gejala “birokrasi”.
4. Lamanya (duration), menunjuk pada diri bahwa eksistensi suatu organisasi lebih lama daripada keanggotaan orang-orang dalam organisasi itu.

Ada juga yang menyatakan bahwa organisasi sosial, memiliki beberapa ciri lain yang behubungan dengan keberadaan organisasi itu. Diantaranya adalah:

1.   Rumusan batas-batas operasionalnya (organisasi) jelas. Seperti yang telah dibicarakan diatas, organisasi akan mengutamakan pencapaian tujuan-tujuan berdasarkan keputusan yang telah disepakati bersama. Dalam hal ini, kegiatan operasional sebuah organisasi dibatasi oleh ketetapan yang mengikat berdasarkan kepentingan bersama, sekaligus memenuhi aspirasi anggotanya.
2.   Memiliki identitas yang jelas. Organisasi akan cepat diakui oleh masyarakat sekelilingnya apabila memiliki identitas yang jelas. Identitas berkaitan dengan informasi mengenai organisasi, tujuan pembentukan organisasi, maupun tempat organisasi itu berdiri, dan lain sebagainya.
3.  Keanggotaan formal, status dan peran. Pada setiap anggotanya memiliki peran serta tugas masing masing sesuai dengan batasan yang telah disepakati bersama.

Jadi, dari beberapa ciri organisasi yang telah dikemukakan kita akan mudah membedakan yang mana dapat dikatakan organisasi dan yang mana tidak dapat dikatakan sebagai sebuah organisasi.

Organisasi Informal

Organisasi informal, merupakan kumpulan antar perseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari, meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan yang tak disadari itu untuk tujuan bersama.

Organisasi informal ini keberadaamya tidak direncanakan tetapi terjadi secara otomatis karena hubungan antar perseorangan pada sesama anggota organisasi formal (perusahaan).

Organisasi informal ini terjadi karena adanya komunikasi antar sesama yang dengan cepat menyebarkan informasi melalui desas-desus dari mulut kemulut. Adapun desas-desus itu bisa saja berlebihan, salah, kurang tepat maupun merupakan kebocoran informasi dari atasan yang mungkin benar. Untuk itulah agar organisasi informal bermanfaat bagi perusahaan maka sudah sepantasnya kalau setiap atasan harus bisa menggunakan segi positif kebceradaan organisasi informal ini terutama dalam rnenyampaikan perintah. Perkembangan organisasi informal didalam organisasi formal dikarenakan adanya ketidak mampuan organisasi formal dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan tertentu dari anggota organisasi formal itu sendiri.

Organisasi formal dan organisasi informal memiliki persamaan dan perbedaan dalam hal tujuannya, mekanisme kontrol, karakteristik dan sebagainya.

Menurut J. Winardi organisasi informal memiliki beberapa ciri-ciri yang membedakan dari organisasi formal, yaitu :

1.  Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu dimana seseorang menjadi anggota organisasi tersebut.
2. Sifat hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.
3. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.
4. Organisasi informal, merupakan kumpulan antar perseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari, meskipum pada akhirnya hubungan-hubungan yang tak disadari itu untuk tujuan bersama.
5. Dalam organisasi formal, tiap unsure organisasi mempunyai kedudukan tugas dan fungsi-fungsi yang tegas. sedangkan didaam organisasi informal, kedudukan serat fungsinya tampak kabur. (J Winardi, 2003 : 9).

Selain itu, menurut Hicks organisasi informal dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder :

1. Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.
2. Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggaruh dengan struktur formal organisasi.

Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status).

Seperti halnya organisasi formal, organisasi informal juga memiliki struktur tersendiri. Struktur inilah yang membedakan antara dua jenis organisasi tersebut.

Adapun struktur organisasi informal, yaitu :

1. Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggah dengan struktur formal organisasi.
2. Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status)
3. Organisasi informal membentuk klik, status dan peranan, norma dan sanksi serta metode kerja sendiri lain dengan aturan formal.
4. Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi.
5. Organisasi informal berkembang dalam berbagai bentuk.

Organisasi Niaga

Organisasi niaga adalah organisasi yang tujuannya mencari keuntunguan.

Macam-Macam Organisasi Niaga

1. Perseroan Terbatas (PT)

Perseroan Terbatas dahulu disebut Naamloze Vennootschaap (NV), yaitu suatu persekutuan untuk menjalankan usaha yang memiliki modal terdiri dari saham-saham, yang pemiliknya memiliki bagian sebanyak saham yang dimilikinya.

Perubahan kepemilikan perusahaan dapat dilakukan tanpa perlu membubarkan perusahaan. Setiap orang dapat memiliki lebih dari satu saham yang menjadi bukti pemilikan perusahaan. Pemilik saham memiliki tanggung jawab yang terbatas yaitu sebanyak saham yang dimiliki.

Apabila utang perusahaan melebihi kekayaan perusahaan, maka kelebihan utang tersebut tidak menjadi tanggung jawab para pemegang saham. Apabila perusahaan mendapatkan keuntungan maka keuntungan tersebut dibagi sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

• PT Terbuka menjual saham kepada masyarakat umum melalu pasar modal (go public) dan setiap orang berhak membeli saham perusahaan tersebut. 
• PT Tertutup modalnya berasal dari kalangan tertentu saja, misal dari kalangan kerabat atau keluarga dan tidak dijual ke umum. 
• PT Kosong adalah perseroan terbatas yang tidak memiliki kegiatan apa-apa tetapi telah memiliki izin usaha dan izin lainnya.

2. Persekutuan Komanditer (CV)

Persekutuan Komanditer atau biasa disebut CV (Commanditaire Vennootscap) adalah suatu persekutuan yang didirikan oleh seorang atau beberapa orang yang mempercayakan uang atau barang kepada seorang atau beberapa orang yang menjalankan perusahaan dan bertindak sebagai pemimpin.

• CV Murni hanya terdapat satu sekutu komplementer, yang lain merupakan sekutu komanditer. 
• CV Campuran terbentuk dari suatu firma yang membutuhkan tambahan modal. Dimana sekutu firma tersebut menjadi sekutu komplementer sedangkan sekutu lain menjadi sekutu komanditer. 
• CV Bersaham adalah CV yang mengeluarkan saham yang tidak dapat diperjualbelikan. Sekutu komplementer maupun komanditer mengambil satu saham atau lebih.

3. Joint Ventura

Joint Ventura atau Perusahaan Patungan adalah sebuah kesatuan yang dibentuk antara 2 pihak atau lebih untuk menjalankan kegiatan ekonomi bersama. Perusahaan ini umumnya untuk suatu proyek khusus saja dan bisa berupa badan hukum, kemitraan atau struktur resmi lainnya bergantung pada jumlah pertimbangan seperti pertanggungjawaban pajak dan kerugian.

4. Koperasi

Koperasi adalah suatu jenis badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum yang melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip gerakan ekonomi rakyat yang berasaskan kekeluargaan. Tujuan koperasi adalah mensejahterakan anggotanya (menurut UUD 1945 pasal 33 ayat 1).

• Koperasi Simpan Pinjam, yaitu koperasi yang bergerak di bidang simpanan dan pinjaman. 
• Koperasi Konsumen, yaitu koperasi yang beranggotakan para konsumen dengan menjalankan kegiatan jual beli barang konsumen. 
• Koperasi Produsen, yaitu koperasi yang beranggotakan para pengusaha UKM dengan menjalankan kegiatan pengadaan bahan baku dan penolong untuk anggotanya. 
• Koperasi Pemasaran, yaitu koperasi yang menjalankan kegiatan penjualan produk atau jasa koperasi anggotanya. 
• Koperasi Jasa, yaitu koperasi yang bergerak di bidang usaha jasa lainnya.

5. Kartel

Kartel adalah kelompok produsen mandiri yang bertujuan menetapkan harga, membatasi suplai dan kompetisi.

Konflik

Didalam Organisasi tidak dapat di pungkiri pasti terdapat suatu konflik, konflik ini terjadi karena setiap orang-orang yang terlibat organisasi pasti mempunyai visi, misi , dan karakter yang berbeda, akan tetapi tidak semua konflik merugikan, asalkan konflik tersebut ditata dengan baik maka dapat menguntungkan organisasi.

Pengertian Konflik 

Konflik dapat diartikan sebagai ketidak setujuan antara dua atau lebih anggota organisasi atau kelompok-kelompok dalam organisasi yang timbul karena mereka harus menggunakan sumber daya yang langka secara bersama-sama atau menjalankan kegiatan bersama-sama dan atau karena mereka mempunyai status, tujuan, nilai-nilai dan persepsi yang berbeda. Anggota-anggota organisasi yang mengalami ketidaksepakatan tersebut biasanya mencoba menjelaskan duduk persoalannya dari pandangan mereka.

Macam-macam Konflik

·         Dari segi pihak yang terlibat dalam konflik

Dari segi ini konflik dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu : 

1.  Konflik individu dengan individu. Konflik semacam ini dapat terjadi antara individu pimpinan dengan individu pimpinan dari berbagai tingkatan. Individu pimpinan dengan individu karyawan maupun antara inbdividu karyawan dengan individu karyawan lainnya. 
2. Konflik individu dengan kelompok. Konflik semacam ini dapat terjadi antara individu pimpinan dengan kelompok ataupun antara individu karyawan dengan kempok pimpinan. 
3.  Konflik kelompok dengan kelompok. Ini bisa terjadi antara kelompok pimpinan dengan kelompok karyawan, kelompok pimpinan dengan kelompok pimpinan yang lain dalam berbagai tingkatan maupun antara kelompok karyawan dengan kelompok karyawan yang lain.

·         Dari segi dampak yang timbul

Dari segi dampak yang timbul, konflik dapat dibedakan menjadi dua, yaitu konflik fungsional dan konflik infungsional. Konflik dikatakan fungsional apabila dampaknya dapat memberi manfaat atau keuntungan bagi organisasi, sebaliknya disebut infungsional apabila dampaknya justru merugikan organisasi. Konflik dapat menjadi fungsional apabila dikelola dan dikendalikan dengan baik.

Sebab-Sebab Timbulnya Konflik 

 Faktor-faktor yang dapat menimbulkan adanya konflik dalam suatu organisasi antara lain adalah : 

·         Berbagai Sumber Daya yang Langka 

Karena sumber daya yang dimiliki organisasi terbatas / langka maka perlu dialokasikan. Dalam alokasi sumber daya tersebut suatu kelompok mungkin menerima kurang dari kelompok yang lain. Hal ini dapat menjadi sumber konflik.

·          Perbedaan Dalam Tujuan

Dalam suatu organisasi biasanya terdiri dari atas berbagai macam bagian yang bisa mempunyai tujuan yang berbeda-beda. Perbedaan tujuan dari berbagai bagian ini kalau kurang adanya koordinasi dapat menimbulkan adanya konflik. Sebagai contoh : bagian penjualan mungkin ingin meningkatkan valume penjualan dengan memberikan persyaratan-persyaratan pembelian yang lunak, seperti kredit dengan bunga rendah, jangka waktu yang lebih lama, seleksi calon pembeli yang tidak terlalu ketat dan sebagainya. Upaya yang dilakukan oleh bagian penjualan semacam ini mungkin akan mengakibatkan peningkatan jumlah piutang dalam tingkat yang cukup tinggi. Apabila hal ini dipandang dari sudut keuangan, mungkin tidak dikehendaki karena akan memerlukan tambahan dana yang cukup besar.

·          Saling Ketergantungan Dalam Menjalankan Pekerjaan

Organisasi merupakan gabungan dari berbagai bagian yang saling berinteraksi. Akibatnya kegiatan satu pihak mungkin dapat merugikan pihak lain. Dan ini merupakan sumber konflik pula. Sebagai contoh : bagian akademik telah membuat jadwal ujian beserta pengawanya, setapi bagian tata usaha terlambat menyampaikan surat pemberitahuan kepada para pengawas dan penguji sehingga mengakibatkan terganggunya pelaksanaan ujian.

·          Perbedaan Dalam Nilai atau Persepsi

Perbedaan dalam tujuan biasanya dibarengi dengan perbedaan dalam sikap, nilai dan persepsi yang bisa mengarah ke timbulnya konflik. Sebagai contoh : seorang pimpinan muda mungkin merasa tidak senang sewaktu diberi tugas-tugas rutin karena dianggap kurang menantang kreativitasnya untuk berkembang, sementara pimpinan yang lebih senior merasa bahwa tugas-tugas rutin tersebut merupakan bagian dari pelatihan.

·          Sebab-Sebab Lain

Selain sebab-sebab di atas, sebab-sebab lain yang mungkin dapat menimbulkan konflik dalam organisasi misalnya gaya seseorang dalam bekerja, ketidak jelasan organisasi dan masalah-masalah komunikasi.

Penanganan Konflik

Mediator yang dapat menyelesaikan konflik melalui :

Pengawasan

Pengawasan adalah segala usaha atau kegiatan untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas atau kegiatan, apakah sesuai dengan yang semestinya atau tidak (Suyamto).

Fungsi Pengawasan yaitu :

•  Eksplanasi, pengawasan menghimpun informasi yang dapat menjelaskan mengapa hasil-hasil kebijakan publik dan program yang dicanangkan berbed
• Akuntansi, pengawasan menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk melakukan akuntansi atas perubahan sosial ekonomi yang terjadi setelah dilaksanakannya sejumlah kebijakan publik dari waktu ke waktu.
•    Pemeriksaan, pengawasan membantu menentukan apakah sumberdaya dan pelayanan yang dimaksudkan untuk kelompok sasaran maupun konsumen tertentu memang telah sampai kepada mereka.
•    Kepatuhan, pengawasan bermanfaat untuk menetukan apakah tindakan dari para administrator program, staf dan pelaku lain sesuai dengan standar dan prosedur yang dibuat oleh legislator, instansi pemerintah dan atau lembaga professional.

Maksud dan Tujuan Pengawasan yaitu :

•  Mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak.
• Memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan baru.
• Mengetahui penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam rencana awal (planning) terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang direncanakan.
•  Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program (fase/tingkat pelaksanaan).
•  Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Pengawasan Aktif dan Pasif yaitu :

·         Pengawasan Aktif (Dekat)

Merupakan jenis pengawasan yang dilaksanakan ditempat kegiatan yang bersangkutan.

·         Pengawasan Pasif

Melakukan penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.

Motivasi

Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya. Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan. Berdasarkan teori hierarki kebutuhan Abraham Maslow, teori X dan Y Douglas McGregor maupun teori motivasi kontemporer, arti motivasi adalah alasan yang mendasari sebuah perbuatan yang dilakukan oleh seorang individu. Seseorang dikatakan memiliki motivasi tinggi dapat diartikan orang tersebut memiliki alasan yang sangat kuat untuk mencapai apa yang diinginkannya dengan mengerjakan pekerjaannya yang sekarang. Berbeda dengan motivasi dalam pengertian yang berkembang di masyarakat yang seringkali disamakan dengan semangat, seperti contoh dalam percakapan "saya ingin anak saya memiliki motivasi yang tinggi". Statemen ini bisa diartikan orang tua tersebut menginginkan anaknya memiliki semangat belajar yang tinggi. Maka, perlu dipahami bahwa ada perbedaan penggunaan istilah motivasi di masyarakat. Ada yang mengartikan motivasi sebagai sebuah alasan, dan ada juga yang mengartikan motivasi sama dengan semangat.

Dalam hubungan antara motivasi dan intensitas, intensitas terkait dengan seberapa giat seseorang berusaha, tetapi intensitas tinggi tidak menghasilkan prestasi kerja yang memuaskan kecuali upaya tersebut dikaitkan dengan arah yang menguntungkan organisasi. Sebaliknya elemen yang terakhir, ketekunan, merupakan ukuran mengenai berapa lama seseorang dapat mempertahankan usahanya.

Jadi memotivasi orang lain, bukan sekadar mendorong atau bahkan memerintahkan seseorang melakukan sesuatu, melainkan sebuah seni yang melibatkan berbagai kemampuan dalam mengenali dan mengelola emosi diri sendiri dan orang lain. Paling tidak kita harus tahu bahwa seseorang melakukan sesuatu karena didorong oleh motivasinya. Ada tiga jenis atau tingkatan motivasi seseorang, yaitu:

Fear Motivation

Motivasi yang didasarkan atas ketakutan (fear motivation). Dia melakukan sesuatu karena takut jika tidak maka sesuatu yang buruk akan terjadi, misalnya orang patuh pada bos karena takut dipecat, orang membeli polis asuransi karena takut jika terjadi apa-apa dengannya, anak-istrinya akan menderita. 

Achievement Motivation

Ingin mencapai sesuatu (achievement motivation). Motivasi ini jauh lebih baik dari motivasi yang pertama, karena sudah ada tujuan di dalamnya. Seseorang mau melakukan sesuatu karena dia ingin mencapai suatu sasaran atau prestasi tertentu.

Inner Motivation

Motivasi yang didorong oleh kekuatan dari dalam (inner motivation), yaitu karena didasarkan oleh misi atau tujuan hidupnya. Seseorang yang telah menemukan misi hidupnya bekerja berdasarkan nilai (values) yang diyakininya. Nilai-nilai itu bisa berupa rasa kasih (love) pada sesama atau ingin memiliki makna dalam menjalani hidupnya. Orang yang memiliki motivasi seperti ini biasanya memiliki visi yang jauh ke depan. Baginya bekerja bukan sekadar untuk memperoleh sesuatu (uang, harga diri, kebanggaan, prestasi) tetapi adalah proses belajar dan proses yang harus dilaluinya untuk mencapai misi hidupnya.

Komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Hambatan-Hambatan Komunikasi

Dalam praktek berkomunikasi biasanya seseorang akan menemui berbagai macam hambatan yang jika tidak dapat ditanggapi dan disikapi secara tepat akan membuat proses komunikasi yang terjadi menjadi sia-sia karena pesan tidak tersampaikan atau yang sering terjadi adalah terjadinya penyimpangan. Adapun hal-hal yang sering terjadi adalah karena ketidakmampuan seorang penyampai pesan dalam:

• Berkomunikasi Sesuai Tingkatan Bahasa Para Pendengarnya

Seorang pedagang makanan yang hanya lulusan SMP tentunya akan kesulitan mengerti pembicaraan seorang sarjana teknik yang berbicara menggunakan istilah-istilah tekniknya.

• Mengerti Keinginan Arah Pembicaraan Dari Para Pendengarnya

Sekelompok remaja SMA tentunya wajar jika tidak tertarik pada pembicaraan mengenai permasalahan bagaimana merawat dan mendidik balita yang disampaikan seorang ibu rumah tangga.

• Mengerti Kelas Sosial Para Pendengarnya

Sekelompok petani didesa tentunya tidak mengerti dan tidak tertarik pada pembicaraan seorang pialang mengenai perdagangan saham.

• Memahami Latar Belakang Serta Nilai-Nilai yang Dipegang Teguh Para Pendengarnya

Seorang ahli presentasipun akan sangat kesulitan menembus dan merubah "kekebalan" (kekeras-kepalaan) pendapat seorang individu apalagi kelompok masyarakat yang mengkonsumsi makanan pokok nasi menjadi gandum, kentang atau lainnya walaupun didukung "bukti-bukti dan alasan yang kuat dan benar".

Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Cara alamiah mempelajari kepemimpinan adalah "melakukanya dalam kerja" dengan praktik seperti pemagangan pada seorang senima ahli, pengrajin, atau praktisi. Dalam hubungan ini sang ahli diharapkan sebagai bagian dari peranya memberikan pengajaran/instruksi.

1. Tipe Kepemimpinan Kharismatis

Tipe kepemimpinan karismatis memiliki kekuatan energi, daya tarik dan pembawaan yang luar biasa untuk mempengaruhi orang lain, sehingga ia mempunyai pengikut yang sangat besar jumlahnya dan pengawal-pengawal yang bisa dipercaya. Kepemimpinan kharismatik dianggap memiliki kekuatan ghaib (supernatural power) dan kemampuan-kemampuan yang superhuman, yang diperolehnya sebagai karunia Yang Maha Kuasa. Kepemimpinan yang kharismatik memiliki inspirasi, keberanian, dan berkeyakinan teguh pada pendirian sendiri. Totalitas kepemimpinan kharismatik memancarkan pengaruh dan daya tarik yang amat besar.

2. Tipe Kepemimpinan Paternalistis/Maternalistik

Kepemimpinan paternalistik lebih diidentikkan dengan kepemimpinan yang kebapakan dengan sifat-sifat sebagai berikut: (1) mereka menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak/belum dewasa, atau anak sendiri yang perlu dikembangkan, (2) mereka bersikap terlalu melindungi, (3) mereka jarang memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengambil keputusan sendiri, (4) mereka hampir tidak pernah memberikan kesempatan kepada bawahan untuk berinisiatif, (5) mereka memberikan atau hampir tidak pernah memberikan kesempatan pada pengikut atau bawahan untuk mengembangkan imajinasi dan daya kreativitas mereka sendiri, (6) selalu bersikap maha tahu dan maha benar.

Sedangkan tipe kepemimpinan maternalistik tidak jauh beda dengan tipe kepemimpinan paternalistik, yang membedakan adalah dalam kepemimpinan maternalistik terdapat sikap over-protective atau terlalu melindungi yang sangat menonjol disertai kasih sayang yang berlebih lebihan.

3. Tipe Kepemimpinan Militeristik

Tipe kepemimpinan militeristik ini sangat mirip dengan tipe kepemimpinan otoriter. Adapun sifat-sifat dari tipe kepemimpinan militeristik adalah: (1) lebih banyak menggunakan sistem perintah/komando, keras dan sangat otoriter, kaku dan seringkali kurang bijaksana, (2) menghendaki kepatuhan mutlak dari bawahan, (3) sangat menyenangi formalitas, upacara-upacara ritual dan tanda-tanda kebesaran yang berlebihan, (4) menuntut adanya disiplin yang keras dan kaku dari bawahannya, (5) tidak menghendaki saran, usul, sugesti, dan kritikan-kritikan dari bawahannya, (6) komunikasi hanya berlangsung searah.

4. Tipe Kepemimpinan Otokratis (Outhoritative, Dominator)

Kepemimpinan otokratis memiliki ciri-ciri antara lain: (1) mendasarkan diri pada kekuasaan dan paksaan mutlak yang harus dipatuhi, (2) pemimpinnya selalu berperan sebagai pemain tunggal, (3) berambisi untuk merajai situasi, (4) setiap perintah dan kebijakan selalu ditetapkan sendiri, (5) bawahan tidak pernah diberi informasi yang mendetail tentang rencana dan tindakan yang akan dilakukan, (6) semua pujian dan kritik terhadap segenap anak buah diberikan atas pertimbangan pribadi, (7) adanya sikap eksklusivisme, (8) selalu ingin berkuasa secara absolut, (9) sikap dan prinsipnya sangat konservatif, kuno, ketat dan kaku, (10) pemimpin ini akan bersikap baik pada bawahan apabila mereka patuh.

5. Tipe Kepemimpinan Laissez Faire

Pada tipe kepemimpinan ini praktis pemimpin tidak memimpin, dia membiarkan kelompoknya dan setiap orang berbuat semaunya sendiri. Pemimpin tidak berpartisipasi sedikit pun dalam kegiatan kelompoknya. Semua pekerjaan dan tanggung jawab harus dilakukan oleh bawahannya sendiri. Pemimpin hanya berfungsi sebagai simbol, tidak memiliki keterampilan teknis, tidak mempunyai wibawa, tidak bisa mengontrol anak buah, tidak mampu melaksanakan koordinasi kerja, tidak mampu menciptakan suasana kerja yang kooperatif. Kedudukan sebagai pemimpin biasanya diperoleh dengan cara penyogokan, suapan atau karena sistem nepotisme. Oleh karena itu organisasi yang dipimpinnya biasanya morat marit dan kacau balau.

6. Tipe Kepemimpinan Populistis

Kepemimpinan populis berpegang teguh pada nilai-nilai masyarakat yang tradisonal, tidak mempercayai dukungan kekuatan serta bantuan hutang luar negeri. Kepemimpinan jenis ini mengutamakan penghidupan kembali sikap nasionalisme.

7. Tipe Kepemimpinan Administratif/Eksekutif

Kepemimpinan tipe administratif ialah kepemimpinan yang mampu menyelenggarakan tugas-tugas administrasi secara efektif. Pemimpinnya biasanya terdiri dari teknokrat-teknokrat dan administratur-administratur yang mampu menggerakkan dinamika modernisasi dan pembangunan. Oleh karena itu dapat tercipta sistem administrasi dan birokrasi yang efisien dalam pemerintahan. Pada tipe kepemimpinan ini diharapkan adanya perkembangan teknis yaitu teknologi, indutri, manajemen modern dan perkembangan sosial ditengah masyarakat.

8. Tipe Kepemimpinan Demokratis

Kepemimpinan demokratis berorientasi pada manusia dan memberikan bimbingan yang efisien kepada para pengikutnya. Terdapat koordinasi pekerjaan pada semua bawahan, dengan penekanan pada rasa tanggung jawab internal (pada diri sendiri) dan kerjasama yang baik. kekuatan kepemimpinan demokratis tidak terletak pada pemimpinnya akan tetapi terletak pada partisipasi aktif dari setiap warga kelompok.

Kepemimpinan demokratis menghargai potensi setiap individu, mau mendengarkan nasehat dan sugesti bawahan. Bersedia mengakui keahlian para spesialis dengan bidangnya masing-masing. Mampu memanfaatkan kapasitas setiap anggota seefektif mungkin pada saat-saat dan kondisi yang tepat.

Perubahan Organisasi

Perubahan suatu organisasi baik yang direncanakan dan yang tidak direncanakan pada dasarnya dilakukan demi keberlangsungan organisasi yang itu sendiri. Perubahan yang terjadi tentunya dipengaruhi oleh faktor-faktor internal dan eksternal. Dampaknya pun bersifat internal dan eksternal. Suatu perubahan memiliki tingkatan, antara lain perubahan pada tingkat organisasi secara keseluruhan. Tipologi perubahan organisasi juga mengenal 4 bentuk, yaitu perubahan internal yang direncanakan, perubahan eksternal yang direncanakan, perubahan internal yang tidak direncanakan, perubahan eksternal yang tidak direncanakan. Akhirnya, kondisi lingkungan seperti pasar, tenaga kerja, perburuhan, dan campur tangan pemerintah juga berperan dalam terjadinya perubahan organisasi.

Proses Perubahan Organisasi

Proses perubahan organisasi adalah konsep daur hidup atau life cycle. Organisasi mengalami proses kelahiran pertumbuhan, berkembang, kematangan, kemunduran dan akhirnya mengalami kematian sebagaimana dalam semua sistem biologi dan sistem sosial. Fase-fase perkembangan organisasi juga memiliki sifat kuantitatif dan kualitatif yang merupakan indikator “mati-hidup” suatu organisasi.

Organisasi juga harus melihat arah perubahan lingkungan yang pasti dan yang tidak pasti. Artinya, organisasi adaptif atas perubahan yang terjadi pada lingkungan di sekitarnya. Oleh karena itu, suatu organisasi haruslah mengembangkan strategi dalam mengadaptasi perubahan lingkungan, termasuk strategi dalam melakukan kontrol terhadap lingkungan. Untuk ini perlu kiranya merencanakan perubahan organisasi, termasuk di dalamnya mengembangkan organisasi.

Adapun dari Proses Perubahan, yaitu :

1.      Mengadakan Pengkajian.

2.      Mengadakan Identifikasi.

3.      Menetapkan Perubahan.

4.      Menentukan Strategi.

5.      Melakukan Evaluasi.

Jenis Perubahan

1.      Jangka pendek

-          Mikro : perubahan tingkat perorangan - sikap.

-          Makro : perubahan akibat revolusi internet - merubah penyebaran informasi.

-          Intermediate : perubahan nilai dan norma - kelompok melakukan perubahan pola kerja.

2.       Jangka panjang

-          Mikro : perubahan perorangan dari sikap menjadi kebiasaan.

-          Makro : penemuan baru jangka panjang – perubahan sosio cultural meningkatkan pengetahuan, perubahan taraf kesejahteraan.

-          Intermediate : perubahan nilai/norma – menjadi menetap.

Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi (PO) sebagai suatu disiplin perubahan perencanaan yang menekankan pada penerapan ilmu pengetahuan dan praktek keperilakuan untuk membantu organisasi-organisasi mencapai efektivitas yang lebih besar. Para manajer dan staf ahli harus bekerja dengan dan melalui orang-orang untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dan PO dapat membantu mereka membentuk hubungan yang efektif di antara mereka. Di dalam menghadapi akselerasi perubahan yang semakin cepat, PO diperlukan untuk bisa mengatasi konsekuensi-konsekuensi dari perubahan tersebut.

Sejarah pengembangan organisasi ditunjukkan oleh lima latar belakang / batang : pelatihan laboratorium, umpan balik survei, riset tindakan, produktivitas dan kualitas kehidupan kerja, serta perubahan strategik. Pertumbuhan yang berkelanjutan di dalam sejumlah deversitas pendekatan PO, praktisi, dan keterlibatan organisasi membuktikan sehatnya suatu disiplin dan menawarkan suatu prospek yang menguntungkan di waktu mendatang.

Para Pelaku Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi (PO) diterapkan kepada tiga jenis manusia : spesialisasi individu di dalam PO sebagai profesi, orang-orang dari lapangan terkait yang telah mencapai sejumlah kompetensi di dalam PO, dan para manajer yang memiliki keahlian PO yang diperlukan untuk perubahan dan mengembangkan organisasi atau departemen mereka.

Peranan profesional PO dapat diterapkan terhadap konsultan internal, yang memiliki organisasi yang sedang mengalami perubahan, dan terhadap konsultan eksternal yang menjadi anggota universitas dan perusahaan konsultan atau bekerja sendiri, serta terhadap anggota tim konsultan internal-eksternal. Peranan PO akan dideskripsikan secara tepat didalam istilah marjinalitas. Orang-orang yang berorientasi pada marjinalitas nampak khususnya beradaptasi untuk peran PO, karena mereka dapat menjaga kenetralan dan objektivitas serta mengembangkan solusi yang integratif yang mengakurkan titik pandang antara departemen-departemen oposisi. Sementara peranan PO di masa lalu telah dideskripsikan sebagai ujung klien dari suatu kontinum mulai dari fungsi clien-centered kepada consultant-centered. Pengembangan intervensi baru dan beraneka ragam telah menggeser peranan profesional PO meliputi keseluruhan rentang dari kontinum tersebut.

GO PUBLIK

Yang di maksud GO PUBLIK adalah kita membuka pintu untuk masyarakat / investor yang ingin berinvestasi. Perusahaan yang sudah GO PUBLIK disebut dengan Perusahaan Terbuka. Contoh sederhananya adalah perusahaan waralaba yang mengajak masyarakat / investor untuk menanam saham atau membuka franchise.

Jadi untuk mengembangkan organisasi / perusahaan kita, kita bisa melakukannya dengan salah satu cara diatas bahkan bisa dengan ketiganya.

Sumber:

Dasar-dasar organisasi / oleh Sutarto - Cet.18 - Yogyakarta Gajah Mada University Press, 1998

 http://trimaaja.blogspot.com/

SWOT ANALYSIS

SWOT analysis method and examples, with free SWOT template

The SWOT analysis is an extremely useful tool for understanding and decision-making for all sorts of situations in business and organizations. SWOT is an acronym for Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. Information about the origins and inventors of SWOT analysis is below. The SWOT analysis headings provide a good framework for reviewing strategy, position and direction of a company or business proposition, or any other idea. Completing a SWOT analysis is very simple, and is a good subject for workshop sessions. SWOT analysis also works well in brainstorming meetings.
Use SWOT analysis for business planning, strategic planning, competitor evaluation, marketing, business and product development and research reports. You can also use SWOT analysis exercises for team building games.

Note that SWOT analysis is often interpreted and used as a SWOT Analysis 2x2 Matrix, especially in business and marketing planning.
In addition to this 2x2 matrix method, SWOT analysis is also a widely recognized method for gathering, structuring, presenting and reviewing extensive planning data within a larger business or project planning process.

See also PEST analysis, which measures a business's market and potential according to external factors; Political, Economic, Social and Technological. It is often helpful to complete a PEST analysis prior to a SWOT analysis. In other situations it may be more useful to complete a PEST analysis as part of, or after, a SWOT analysis. See also Porter's Five Forces model, which is used to analyse competitive position.
Please note: If you use SWOT Analysis as a 2x2 matrix method , then technically Strengths and Weaknesses are internal factors (generally the case anyway), whereas Opportunities and Threats are external factors (this can be more difficult, since it requires you to ignore internal threats and opportunities).

The SWOT 2x2 'internal/external' matrix method thus only considers external threats and opportunities.
As a more general guide, here is a free SWOT analysis template worksheet (doc file), and the same free SWOT analysis tool (pdf format).
If you have difficulty opening the above doc file here are two other formats:

• SWOT Analysis Template doc file using table format instead of text-boxes (portrait layout)
• SWOT Analysis Template doc for Apple Mac (thanks U Weissbach)

A SWOT analysis measures a business unit, a proposition or idea; a PEST analysis measures a market.
A SWOT analysis is a subjective assessment of data which is organized by the SWOT format into a logical order that helps understanding, presentation, discussion and decision-making. The four dimensions are a useful extension of a basic two heading list of pro's and con's (free pro's and con's template here).
SWOT analysis can be used for all sorts of decision-making, and the SWOT template enables proactive thinking, rather than relying on habitual or instinctive reactions.
The SWOT analysis template is normally presented as a grid, comprising four sections, one for each of the SWOT headings: Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats. The free SWOT template below includes sample questions, whose answers are inserted into the relevant section of the SWOT grid. The questions are examples, or discussion points, and obviously can be altered depending on the subject of the SWOT analysis. Note that many of the SWOT questions are also talking points for other headings - use them as you find most helpful, and make up your own to suit the issue being analysed. It is important to clearly identify the subject of a SWOT analysis, because a SWOT analysis is a perspective of one thing, be it a company, a product, a proposition, and idea, a method, or option, etc.
SWOT analysis is commonly presented and developed into a 2x2 matrix, which is shown and explained within the SWOT analysis matrix section.

swot analysis matrix - in business/marketing - internal v external factors

Modern SWOT analysis in business and marketing situations is normally structured so that a 2x2 matrix grid can be produced, according to two pairs of dimensions.
Strengths and Weaknesses, are 'mapped' or 'graphed' against Opportunities and Threats.
To enable this to happen cleanly and clearly, and from a logical point of view anyway when completing a SWOT analysis in most business and marketing situations, Strengths and Weaknesses are regarded distinctly as internal factors, whereas Opportunities and Threats are regarded distinctly as external factors.
Here is the explanation in more detail:

Strengths and Weaknesses	the internal environment - the situation inside the company or organization	for example, factors relating to products, pricing, costs, profitability, performance, quality, people, skills, adaptability, brands, services, reputation, processes, infrastructure, etc.	factors tend to be in the present
Opportunities and Threats	the external environment - the situation outside the company or organization	for example, factors relating to markets, sectors, audience, fashion, seasonality, trends, competition, economics, politics, society, culture, technology, environmental, media, law, etc.	factors tend to be in the future

swot matrix (2x2 matrix using internal/external categories)

Here is a typical extension of the basic SWOT analysis grid into a useful 'action-based' 2x2 SWOT matrix.
The SWOT analysis in this format acts as a quick decision-making tool, quite aside from the more detailed data that would typically be fed into business planning process for each of the SWOT factors.
Here the 2x2 matrix model automatically suggests actions for issues arising from the SWOT analysis, according to four different categories:

	strengths (internal)	weaknesses (internal)
opportunities (external)	strengths/opportunities obvious natural priorities Likely to produce greatest ROI (Return On Investment) Likely to be quickest and easiest to implement. Probably justifying immediate action-planning or feasibility study. Executive question: "If we are not already looking at these areas and prioritising them, then why not?"	weaknesses/opportunities potentially attractive options Likely to produce good returns if capability and implementation are viable. Potentially more exciting and stimulating and rewarding than S/O due to change, challenge, surprise tactics, and benefits from addressing and achieving improvements. Executive questions: "What's actually stopping us doing these things, provided they truly fit strategically and are realistic and substantial?"
threats (external)	strengths/threats easy to defend and counter Only basic awareness, planning, and implementation required to meet these challenges. Investment in these issues is generally safe and necessary. Executive question: "Are we properly informed and organized to deal with these issues, and are we certain there are no hidden surprises?" - and - "Since we are strong here, can any of these threats be turned into opportunities?"	weaknesses/threats potentially high risk Assessment of risk crucial. Where risk is low then we must ignore these issues and not be distracted by them. Where risk is high we must assess capability gaps and plan to defend/avert in very specific controlled ways. Executive question: "Have we accurately assessed the risks of these issues, and where the risks are high do we have specific controlled reliable plans to avoid/avert/defend?"

N.B. SWOT analysis is a very flexible tool. Its use is not restricted to business and marketing. Be mindful that when SWOT is used in situations outside of business and marketing, strict categorization of the SWOT dimensions (according to 'internal' and 'external' factors) can be limiting, and so a more open interpretation of the model can be helpful in such circumstances, especially when assessing Opportunities and Threats.
Also be mindful that if using the SWOT analysis model only as a 2x2 matrix, which assumes the categorization of internal and external factors (and notably limiting the assessment of threats and opportunities to external factors only), that it is very easy then to miss certain threats and opportunities that can exist (internally) within the company/organization. Some internal threats and opportunities can be substantial, for example, opportunities such as: energy-saving, process-improvement, training, advertising, or discontinuing loss-making products, or threats such as: desertion or key staff, the loss of major contracts, to name just a couple of typically ever-present threats within large commercial corporations.
Be mindful therefore that the 'simplified' SWOT 2x2 matrix 'internal/external' method is not a reliable tool alone for identifying all threats and opportunities within organizations, or indeed any other situation.
You will note from the origins of SWOT analysis below that the methodology did not begin, and was not operated as the simple 2x2 'internal/external' matrix that we commonly see today. Particularly, the original application of the model did not restrict threats and opportunities to just external factors. Instead, six key aspects of the business in question (namely: product, process, customer, distribution, finance, admin) were each assessed using the SWOT model. Each aspect was considered according to all four SWOT elements. Thus today when we apply the SWOT model to an entire business, if we disregard internal threats and opportunities, so the analysis can exclude some potentially serious issues.

swot analysis - different applications

SWOT analysis is a powerful model for many different situations. The SWOT tool is not just for business and marketing. Here are some examples of what a SWOT analysis can be used to assess:

• a company (its position in the market, commercial viability, etc)
• a method of sales distribution
• a product or brand
• a business idea
• a strategic option, such as entering a new market or launching a new product
• a opportunity to make an acquisition
• a potential partnership
• changing a supplier
• outsourcing a service, activity or resource
• project planning and project management
• an investment opportunity
• personal financial planning
• personal career development - direction, choice, change, etc.
• education and qualifications planning and decision-making
• life-change - downshifting, relocation,
• relationships, perhaps even family planning?..

Whatever the application, be sure to describe the subject (or purpose or question) for the SWOT analysis clearly so you remain focused on the central issue. This is especially crucial when others are involved in the process. People contributing to the analysis and seeing the finished SWOT analysis must be able to understand properly the purpose of the SWOT assessment and the implications arising.

SWOT analysis template

 Here is a larger illustration of SWOT analysis.
Note that this format is not presented or proposed as a 2x2 'internal/external' matrix; it's a more open demonstration of the sorts of issues and questions which can be addressed when using the SWOT format as part of business planning and decision-making.

Subject of SWOT analysis: (define the subject of the analysis here)

strengths Advantages of proposition? Capabilities? Competitive advantages? USP's (unique selling points)? Resources, Assets, People? Experience, knowledge, data? Financial reserves, likely returns? Marketing - reach, distribution, awareness? Innovative aspects? Location and geographical? Price, value, quality? Accreditations, qualifications, certifications? Processes, systems, IT, communications? Cultural, attitudinal, behavioural? Management cover, succession?

weaknesses Disadvantages of proposition? Gaps in capabilities? Lack of competitive strength? Reputation, presence and reach? Financials? Own known vulnerabilities? Timescales, deadlines and pressures? Cashflow, start-up cash-drain? Continuity, supply chain robustness? Effects on core activities, distraction? Reliability of data, plan predictability? Morale, commitment, leadership? Accreditations, etc? Processes and systems, etc? Management cover, succession?

opportunities Market developments? Competitors' vulnerabilities? Industry or lifestyle trends? Technology development and innovation? Global influences? New markets, vertical, horizontal? Niche target markets? Geographical, export, import? Market need for new USP's? Market response to tactics, e.g., surprise? Major contracts, tenders? Business and product development? Information and research? Partnerships, agencies, distribution? Market volume demand trends? Seasonal, weather, fashion influences?

threats Political effects? Legislative effects? Environmental effects? IT developments? Competitor intentions - various? Market demand? New technologies, services, ideas? Vital contracts and partners? Obstacles faced? Insurmountable weaknesses? Employment market? Financial and credit pressures? Economy - home, abroad? Seasonality, weather effects?

free SWOT analysis template worksheet version (doc file)

swot analysis example

This SWOT analysis example is based on an imaginary situation. The scenario is based on a business-to-business manufacturing company, who historically rely on distributors to take their products to the end user market. The opportunity, and therefore the subject for the SWOT analysis, is for the manufacturer to create a new company of its own to distribute its products direct to certain end-user sectors, which are not being covered or developed by its normal distributors.

Subject of SWOT analysis example: the creation of own distributor company to access new end-user sectors not currently being developed.

strengths End-user sales control and direction. Right products, quality and reliability. Superior product performance vs competitors. Better product life and durability. Spare manufacturing capacity. Some staff have experience of end-user sector. Have customer lists. Direct delivery capability. Product innovations ongoing. Can serve from existing sites. Products have required accreditations. Processes and IT should cope. Management is committed and confident.

weaknesses Customer lists not tested. Some gaps in range for certain sectors. We would be a small player. No direct marketing experience. We cannot supply end-users abroad. Need more sales people. Limited budget. No pilot or trial done yet. Don't have a detailed plan yet. Delivery-staff need training. Customer service staff need training. Processes and systems, etc Management cover insufficient.

opportunities Could develop new products. Local competitors have poor products. Profit margins will be good. End-users respond to new ideas. Could extend to overseas. New specialist applications. Can surprise competitors. Support core business economies. Could seek better supplier deals.

threats Legislation could impact. Environmental effects would favour larger competitors. Existing core business distribution risk. Market demand very seasonal. Retention of key staff critical. Could distract from core business. Possible negative publicity. Vulnerable to reactive attack by major competitors.

See also the free PEST analysis template and method, which measures a business according to external factors; Political, Economic, Social and Technological. It is often helpful to complete a PEST analysis prior to competing a SWOT analysis.
See also Porter's Five Forces model.

more on the difference and relationship between PEST and SWOT

There is some overlap between PEST and SWOT. Similar factors appear in each. That said, PEST and SWOT are certainly two different perspectives:
PEST tends to assess a market, including competitors, from the standpoint of a particular proposition or a business.
SWOT in business and marketing tends to be an assessment of a business or a proposition, whether it is your own business or (less commonly) a competitor's business or proposition.
Strategic planning is not a precise science - no tool is mandatory - it's a matter of pragmatic choice as to what helps best to identify and explain the issues.
PEST analysis may useful before SWOT analysis where it helps to identify SWOT factors. Alternatively PEST analysis may be incorporated within a SWOT analysis, to achieve the same effect.
PEST becomes more useful and relevant the larger and more complex the business or proposition, but even for a very small local businesses a PEST analysis can still throw up one or two very significant issues that might otherwise be missed.
The four quadrants in PEST vary in significance depending on the type of business, for example, social factors are more obviously relevant to consumer businesses or a B2B (business-to-business) organization close to the consumer-end of the supply chain, whereas political factors are more obviously relevant to a global munitions supplier or aerosol propellant manufacturer.
All businesses benefit from a SWOT analysis, and all businesses benefit from completing a SWOT analysis of their main competitors, which interestingly can then provide useful points back into the economic aspects of the PEST analysis.

swot analysis history - the origins of the SWOT analysis model

This remarkable piece of history as to the origins of SWOT analysis was provided by Albert S Humphrey, one of the founding fathers of what we know today as SWOT analysis. I am indebted to him for sharing this fascinating contribution. Albert Humphrey died on 31 October 2005. He was one of the good guys.

---

SWOT analysis came from the research conducted at Stanford Research Institute from 1960-1970. The background to SWOT stemmed from the need to find out why corporate planning failed. The research was funded by the fortune 500 companies to find out what could be done about this failure. The Research Team were Marion Dosher, Dr Otis Benepe, Albert Humphrey, Robert Stewart, Birger Lie.
It all began with the corporate planning trend, which seemed to appear first at Du Pont in 1949. By 1960 every Fortune 500 company had a 'corporate planning manager' (or equivalent) and 'associations of long range corporate planners' had sprung up in both the USA and the UK.
However a unanimous opinion developed in all of these companies that corporate planning in the shape of long range planning was not working, did not pay off, and was an expensive investment in futility.
It was widely held that managing change and setting realistic objectives which carry the conviction of those responsible was difficult and often resulted in questionable compromises.
The fact remained, despite the corporate and long range planners, that the one and only missing link was how to get the management team agreed and committed to a comprehensive set of action programmes.
To create this link, starting in 1960, Robert F Stewart at SRI in Menlo Park California lead a research team to discover what was going wrong with corporate planning, and then to find some sort of solution, or to create a system for enabling management teams agreed and committed to development work, which today we call 'managing change'.
The research carried on from 1960 through 1969. 1100 companies and organizations were interviewed and a 250-item questionnaire was designed and completed by over 5,000 executives. Seven key findings lead to the conclusion that in corporations chief executive should be the chief planner and that his immediate functional directors should be the planning team. Dr Otis Benepe defined the 'Chain of Logic' which became the core of system designed to fix the link for obtaining agreement and commitment.

1. Values
2. Appraise
3. Motivation
4. Search
5. Select
6. Programme
7. Act
8. Monitor and repeat steps 1 2 and 3

We discovered that we could not change the values of the team nor set the objectives for the team so we started as the first step by asking the appraisal question, for example, what's good and bad about the operation. We began the system by asking what is good and bad about the present and the future. What is good in the present is Satisfactory, good in the future is an Opportunity; bad in the present is a Fault and bad in the future is a Threat. This was called the SOFT analysis.
When this was presented to Urick and Orr in 1964 at the Seminar in Long Range Planning at the Dolder Grand in Zurich Switzerland they changed the F to a W and called it SWOT Analysis.
SWOT was then promoted in Britain by Urick and Orr as an exercise in and of itself. As such it has no benefit. What was necessary was the sorting of the issues into the programme planning categories of:

1. Product (what are we selling?)
2. Process (how are we selling it?)
3. Customer (to whom are we selling it?)
4. Distribution (how does it reach them?)
5. Finance (what are the prices, costs and investments?)
6. Administration (and how do we manage all this?)

The second step then becomes 'what shall the team do' about the issues in each of these categories. The planning process was then designed through trial and error and resulted finally in a 17 step process beginning with SOFT/SWOT with each issue recorded separately on a single page called a planning issue.
The first prototype was tested and published in 1966 based on the work done at 'Erie Technological Corp' in Erie Pa. In 1970 the prototype was brought to the UK, under the sponsorship of W H Smith & Sons plc, and completed by 1973. The operational programme was used to merge the CWS milling and baking operations with those of J W French Ltd.
The process has been used successfully ever since. By 2004, now, this system has been fully developed, and proven to cope with today's problems of setting and agreeing realistic annual objectives without depending on outside consultants or expensive staff resources.

the seven key research findings

The key findings were never published because it was felt they were too controversial. This is what was found:
1) A business was divided into two parts. The base business plus the development business. This was re-discovered by Dr Peter Senge at MIT in 1998 and published in his book the Fifth Discipline (not '5th Dimension' as previously stated here - thanks J Hoffman for this correction, 28 Jan 2011). The amount of development business which become operational is equal to or greater than that business on the books within a period of 5 to 7 years. This was a major surprise and urged the need for discovering a better method for planning and managing change.
2) Dr Hal Eyring published his findings on 'Distributive Justice' and pointed out that all people measure what they get from their work and divide it by what they give to the work and this ratio is compared to others. If it is not equal then the person first re-perceives and secondly slows down if added demands are not met. (See for interest Adams Equity Theory and the Equity Theory Diagram pdf)
3) The introduction of a corporate planner upset the sense of fair play at senior level, making the job of the corporate planner impossible.
4) The gap between what could be done by the organisation and what was actually done was about 35%.
5) The senior man will over-supervise the area he comes from. Finance- Finance, Engineering-Engineering etc.
6) There are 3 factors which separate excellence from mediocrity:
a. Overt attention to purchasing
b. Short-term written down departmental plans for improvement
c. Continued education of the Senior Executive
7) Some form of formal documentation is required to obtain approval for development work. In short we could not solve the problem by stopping planning.

in conclusion

By sorting the SWOT issues into the 6 planning categories one can obtain a system which presents a practical way of assimilating the internal and external information about the business unit, delineating short and long term priorities, and allowing an easy way to build the management team which can achieve the objectives of profit growth.
This approach captures the collective agreement and commitment of those who will ultimately have to do the work of meeting or exceeding the objectives finally set. It permits the team leader to define and develop co-ordinated, goal-directed actions, which underpin the overall agreed objectives between levels of the business hierarchy.
Albert S Humphrey
August 2004

---

translating SWOT issues into actions under the six categories

Albert Humphrey advocated that the six categories:

1. Product (what are we selling?)
2. Process (how are we selling it?)
3. Customer (to whom are we selling it?)
4. Distribution (how does it reach them?)
5. Finance (what are the prices, costs and investments?)
6. Administration (and how do we manage all this?)

provide a framework by which SWOT issues can be developed into actions and managed using teams.
This can be something of a 'leap', and so the stage warrants further explanation. Translating the SWOT issues into actions, are best sorted into (or if necessary broken down into) the six categories, because in the context of the way that business and organizations work, this makes them more quantifiable and measurable, responsible teams more accountable, and therefore the activities more manageable. The other pivotal part in the process is of course achieving the commitment from the team(s) involved, which is partly explained in the item summarising Humphrey's TAM® model and process.
As far as identifying actions from SWOT issues is concerned, it all very much depends on your reasons and aims for using SWOT, and also your authority/ability to manage others, whom by implication of SWOT's breadth and depth, are likely to be involved in the agreement and delivery of actions.
Depending on pretext and situation, a SWOT analysis can produce issues which very readily translate into (one of the six) category actions, or a SWOT analysis can produce issues which overlay a number of categories. Or a mixture. Whatever, SWOT essentially tells you what is good and bad about a business or a particular proposition. If it's a business, and the aim is to improve it, then work on translating:
strengths (maintain, build and leverage),
opportunities (prioritise and optimise),
weaknesses (remedy or exit),
threats (counter)
into actions (each within one of the six categories) that can be agreed and owned by a team or number of teams.
If the SWOT analysis is being used to assess a proposition, then it could be that the analysis shows that the proposition is too weak (especially if compared with other SWOT's for alternative propositions) to warrant further investment, in which case further action planning, other than exit, is not required.
If the proposition is clearly strong (presumably you will have indicated this using other methods as well), then proceed as for a business, and translate issues into category actions with suitable ownership by team(s).
This is my understanding of Albert Humphrey's theory relating to developing SWOT issues into organizational change actions and accountabilities. (I'm pleased to say that Albert kindly confirmed that this is indeed correct.)
There are other ways of applying SWOT of course, depending on your circumstances and aims, for instance if concentrating on a department rather than a whole business, then it could make sense to revise the six categories to reflect the functional parts of the department, or whatever will enable the issues to be translatable into manageable, accountable and owned aims.

Here is a summary of Albert Humphrey's impressive TAM® (Team Action Management) model, developed and used to speed up the process of initiating and controlling organizational change.





SOURCE: http://www.businessballs.com/swotanalysisfreetemplate.htm

---